Como o escritório sem papel resolve o dilema do gerenciamento de arquivos?

Vamos falar sobre como o escritório tradicional da dor de cabeça é: o armário de arquivos está cheio e leva muito tempo para encontrar um contrato; Documentos importantes são facilmente perdidos ou danificados; Os departamentos passam nos documentos como tocar "Passe o Parcel". Esses problemas podem ser efetivamente resolvidos porsistema de escritório sem papel.

1. O arquivamento eletrônico substitui o acúmulo de papel

O benefício mais direto do escritório sem papel é tornar os arquivos "online". Todos os documentos são digitalizados em versões eletrônicos e armazenados no sistema, suportando vários formatos, como PDF e Word. Por exemplo, o sistema de gerenciamento de contratos de nossa empresa agora precisa inserir o número do contrato para recuperar o arquivo completo dentro de 3 segundos, e não há necessidade de vasculhar os armários.

2. Pesquisa inteligente e posicionamento rápido

A maior vantagem dos arquivos eletrônicos é que eles podem ser pesquisados. A função de pesquisa de texto completo embutido do sistema pode pesquisar por palavras-chave, datas, autores e outras dimensões. Na semana passada, o departamento de finanças estava procurando um formulário de reembolso há três anos. Costumava levar muito tempo para virar os arquivos, mas agora sai depois de inserir "despesas de viagem em 2022".

3. Controle de versão para evitar confusão

A coisa mais temida nos documentos em papel é que eles estão sendo constantemente revisados, e ninguém sabe quem tem a versão mais recente. O sistema de documentos eletrônicos salvará automaticamente versões históricas e definirá permissões de modificação. A proposta de planejamento do nosso departamento de marketing foi revisada para a versão 15, e o sistema registra claramente que fez cada revisão e quando.

4. O escritório móvel quebra as limitações do espaço

Com um sistema sem papel, os telefones celulares também podem acessar arquivos a qualquer momento. Na última vez, meu chefe pediu uma citação no aeroporto e eu entrei no sistema diretamente no meu telefone celular para enviá -lo, o que foi mais rápido que a entrega expressa. Posso lidar com todos os arquivos com um tablet quando viajo e posso embalar metade da minha mala.

5. Backup seguro para evitar perdas

Os arquivos importantes são automaticamente backup da nuvem após a digitalização, portanto, não há necessidade de se preocupar, mesmo que o computador seja interrompido. Encontramos uma tragédia onde o escritório foi inundado e todos os arquivos em papel foram perdidos. Agora, os arquivos eletrônicos têm backups triplos, que são muito mais seguros.

6. O Green Office reduz os custos

Vamos fazer alguns cálculos: o artigo A4 custa 20 yuan por pacote, e a empresa usa 100 pacotes por mês, o que é de 24.000 yuan por ano. Os consumíveis da impressora, os armários de arquivamento e o espaço da sala de arquivo são todos os custos. Depois de fazersistema de escritório sem papel, essas despesas podem ser reduzidas em pelo menos 70%, o que também é ecológico.

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